Sylvia Drent (auteur van DHH) beantwoordt een veelvoorkomende vraag:
Ik kom in de praktijk vaak de volgende vragen tegen, ‘Wat betekent het wanneer er een zandloper staat achter een dossier bij het tabblad ‘Leerlingdossiers’ en waarom kan ik het dossier dan niet verplaatsen naar de volgende groep’?
Wanneer er een zandloper achter een dossier staat betekent dit dat de module die wordt aangegeven in het overzicht (signalering of diagnostiek) nog niet is afgerond en dit kan twee oorzaken hebben:
- De fase van het invullen van de (verplichte) gegevens is nog niet voltooid (geen roze balk);
- De conclusie is nog niet ingevuld (wanneer je op roze balk met resultaten klikt, is het tabblad ‘Conclusie’ rood).
Het invullen van de conclusie is verplicht omdat dit het programma het signaal geeft dat de module is afgerond en dat is belangrijk voor het vervolgtraject. Een andere reden is dat we graag willen dat u nadenkt over het feit of u zich kunt vinden in de adviezen van het DHH of dat u redenen heeft om van dit advies af te wijken.
U kunt het probleem van de zandlopers oplossen door de volgende stappen te doorlopen:
- Open het dossier waar een zandloper achter staat;
- Kijk of er een roze balk te zien is, zo niet vul de ontbrekende (verplichte) gegevens alsnog in;
- Zorg dat u alle stappen heeft doorlopen die u wilt nemen (eindverslag schrijven, oudergesprek voeren e.d.), want na het invullen van de conclusie kunt u niks meer wijzigen of aanvullen in de desbetreffende module;
- Vul de conclusie in, wanneer het een oud dossier betreft waarvan u niet precies het verloop meer weet, kunt u een willekeurig antwoord invullen en geef dan bij ‘geef aan waarom’ aan dat het een oud dossier betreft;
- Kies bij strategie bepalen het vervolgtraject dat u wilt volgen;
- In het overzicht van de leerlingdossiers is nu een groen vinkje zichtbaar achter het dossier.
U zult dus even achterstallig onderhoud moeten doen om oude dossiers bij te werken en daarna is het handig dat de intern begeleider een dossier direct afsluit wanneer alle stappen in de signalering of diagnostiek doorlopen zijn.